<aside> <img src="/icons/checkmark_red.svg" alt="/icons/checkmark_red.svg" width="40px" /> Ter um checklist é crucial para guiar a organização do seu evento em todas as fases. Este é um guia geral e pode ser ajustado com base nas características específicas do seu evento acadêmico.

</aside>

Como editar e usar este material

Pré-evento

Planejamento

• [ ] Definir o comitê organizador
• [ ] Definir orçamento para o evento
• [ ] Principal objetivo do evento
• [ ] Definição da persona certa para seu evento
• [ ] Data do evento
• [ ] Local do evento
• [ ] Horário do evento
• [ ] Definir contexto e tema do evento
• [ ] Defina o formato do evento
• [ ] Defina a duração do evento
• [ ] Definição contratação de serviços e fornecedores
• [ ] Divida as responsabilidades e tarefas
• [ ] Realize reuniões de alinhamento
• [ ] Captar patrocinadores

Palestrantes

• [ ] Definir orçamento para palestrantes
• [ ] Definir blocos de conteúdos
• [ ] Levantar os nomes de pessoas relevantes na área
• [ ] Fazer a peneira na lista com nomes acessíveis que encaixe na realidade do evento
• [ ] Realizar convites aos palestrantes selecionados
• [ ] Verificar respostas dos palestrantes
• [ ] Definir o tema das palestras
• [ ] Se necessário organizar transporte e hospedagem

Infraestrutura

• [ ] Som
• [ ] Microfones
• [ ] Iluminação
• [ ] Caso seja temático, conseguir decoração
• [ ] Organizar coffee break
• [ ] Criação da identidade visual
• [ ] Confirmar com parceiros e patrocinadores se querem realizar alguma ativação
• [ ] Definição da programação
• [ ] Criação da grade de horários

Venda de ingressos

• [ ] Definição dos valores
• [ ] Definir lotes e ingressos
• [ ] Definição de promoters
• [ ] Data para iniciar as vendas
• [ ] Definição de cupons de descontos
• [ ] Definição e criação das listas de cortesia

Divulgação

• [ ] Definição das mídias sociais para divulgação
• [ ] Definição do calendário de postagens
• [ ] Produção de conteúdo para divulgação
• [ ] Definir os influenciadores do evento
• [ ] Definição de verba e campanhas de tráfego

(CheersADS: Conheça nosso serviço de tráfego)

Semana do Evento

• [ ] Confirmar fornecedores e serviços contratados
• [ ] Verificar o andamento das vendas
• [ ] Confirmar a ordem dos palestrantes e programação geral do evento
• [ ] Verificar as vendas dos promoters
• [ ] Verificar as vendas gerais
• [ ] Verificar a comunicação do evento nas redes

Dia do evento

Configuração do Local

• [ ] Coordenar a montagem das áreas, o palcos, mesas, etc.
• [ ] Testar sistemas de som, iluminação e projeção
• [ ] Verificar a sinalização de áreas importantes, como banheiros e saídas de emergência
• [ ] Verificar o horário que os fornecedores entregarão cada serviço
• [ ] Caso seja online, verificar o desempenho da internet do local

Programação de palestrantes

• [ ] Definir responsáveis pela gestão de problemas
• [ ] Garantir que equipe definida do evento esteja presentes
• [ ] Verificar a programação e garantir que todas as atrações estejam confirmadas e cientes dos horários

Comunicação

• [ ] Conferir os rádios de comunicação interna
• [ ] Estabelecer responsáveis por redes sociais para cobertura em tempo real
• [ ] Distribuir informações de contato para a equipe e fornecedores
• [ ] Monitorar e responder mensagens nas redes sociais e outros canais de comunicação

Pós-evento

Encerramento do evento

• [ ] Garantir que todas as áreas estejam limpas e organizadas.
• [ ] Desmontar equipamentos e áreas de exposição
• [ ] Verificar o número final de ingressos vendidos
• [ ] Realizar pagamentos restantes de fornecedor e atrações
• [ ] Fechar caixa
• [ ] No dia seguinte enviar uma mensagem de agradecimento e pesquisa de satisfação aos participantes
• [ ] Emitir certificados